La facturation électronique est devenue une obligation pour toutes les entreprises françaises, selon la loi de finances pour 2020. La généralisation progressive de cette obligation doit être mise en place à partir de 2024, et tous les acteurs économiques sont concernés. Dans cet article, nous vous présentons les principales dispositions de cette réforme majeure et vous expliquons comment les entreprises peuvent se conformer à ces nouvelles exigences.
Le calendrier de généralisation de la facturation électronique
Les entreprises françaises sont tenues de respecter un calendrier précis pour la mise en place de leur système de facturation électronique. Ce calendrier est le suivant :
- Initialement prévu le 1er juillet 2024, les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions et avec les autres entreprises (B2B). Selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en date du 28 juillet 2023, la mise en application du dispositif prévue initialement pour le 1er juillet 2024 a été reportée. Ce report a pour but de donner le délai nécessaire afin d’assurer la réussite de cette réforme importante pour l’économie. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024, avec l’objectif de permettre aux 4 millions d’entreprises touchées de transiter vers la facturation électronique dans les conditions les plus favorables.
- Au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront faire de même.
- Au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également se conformer à cette obligation.
Les avantages de la facturation électronique
La mise en place de la facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Gain de temps et d’efficacité: la dématérialisation des factures permet un traitement plus rapide et une meilleure gestion des flux financiers entre les différents acteurs économiques. Les erreurs sont ainsi plus facilement détectables et corrigées, ce qui limite les litiges entre les parties prenantes.
- Réduction des coûts: l’élimination du papier et des frais postaux associés permet une diminution significative des coûts liés à la gestion des factures. De plus, le stockage numérique est généralement moins onéreux que le stockage physique des documents.
- Amélioration de la traçabilité: grâce à la dématérialisation, il est possible d’assurer un meilleur suivi des transactions et des factures, notamment en cas de contrôle fiscal ou de litige entre les parties.
- Respect de l’environnement: la réduction du recours au papier et à la consommation d’énergie nécessaire pour le traitement et le stockage des factures contribue à diminuer l’empreinte écologique des entreprises.
Les obligations légales liées à la facturation électronique
Pour être conforme à la réglementation en vigueur, les entreprises doivent respecter certaines obligations lorsqu’elles mettent en place leur système de facturation électronique :
- Authenticité de l’origine: il doit être possible d’identifier clairement l’émetteur de la facture et d’établir un lien fiable entre ce dernier et le document électronique. Cette obligation peut être satisfaite grâce à une signature électronique ou un procédé similaire.
- Intégrité du contenu: les informations contenues dans la facture électronique doivent être protégées contre toute altération, qu’elle soit volontaire ou involontaire. Des dispositifs techniques, tels que l’horodatage ou le chiffrement des données, peuvent être mis en place pour garantir cette intégrité.
- Lisibilité de la facture: le format utilisé pour la transmission et le stockage des factures électroniques doit permettre une lecture aisée et compréhensible par toutes les parties prenantes. Les formats PDF ou XML sont couramment utilisés à cet effet.
- Conservation des documents: les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée minimale de 10 ans, conformément aux dispositions fiscales en vigueur. Les entreprises doivent veiller à mettre en place des systèmes de stockage fiables et sécurisés pour répondre à cette exigence.
Comment se préparer à l’obligation de facturation électronique ?
Pour respecter les échéances imposées par la loi et tirer pleinement parti des avantages offerts par la facturation électronique, les entreprises peuvent suivre ces quelques conseils :
- Se renseigner sur les solutions disponibles: nombreux sont les prestataires qui proposent des logiciels ou des services de facturation électronique. Il convient d’analyser les différentes offres pour choisir celle qui sera la plus adaptée aux besoins de l’entreprise.
- Former les collaborateurs: le passage à la facturation électronique implique un changement dans les habitudes de travail et peut nécessiter une montée en compétences des collaborateurs concernés. Des formations spécifiques peuvent être envisagées pour faciliter cette transition.
- Mettre en place une stratégie d’archivage numérique: il est essentiel de définir des procédures claires et efficaces pour la conservation et l’accès aux documents numériques, afin de garantir leur pérennité et leur disponibilité en cas de besoin.
- Anticiper les impacts sur la trésorerie: le passage à la facturation électronique peut avoir des conséquences sur la gestion du poste clients et sur les délais de paiement. Il est donc important d’évaluer ces impacts et de prendre les mesures nécessaires pour préserver la trésorerie de l’entreprise.
En respectant ces obligations et en se préparant dès maintenant à la généralisation de la facturation électronique, les entreprises françaises s’assurent de tirer pleinement parti des avantages offerts par cette réforme majeure, tout en se conformant aux exigences légales en vigueur.